Il vastissimo e caleidoscopico campo dell’Organizzazione Eventi riveste un ruolo determinante ed incisivo per la società odierna, in quanto ogni genere di evento, concerna esso la dimensione del commercio, dello spettacolo, della cultura, della celebrazione o della sensibilizzazione sociale, o riguardi sfere più dimesse, intime e contenute, si delinea in ogni caso come strumento e veicolo fondamentale di coesione, trasmissione di messaggi e comunicazione con il pubblico.

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Addentriamoci nell’articolato, intricato e florido mondo dell’Organizzazione Eventi con la Dottoressa Cristina Colaninno, esperta in materia

Giornalista pubblicista, dal 2006 collabora con il periodico romano Abitare a Roma e si occupa di formazione in istituti, università e associazioni. Lavora con diversi enti di formazione della Regione Lazio, nonché con università private tra cui la Luiss Business School. Per quest’ultima si occupa ogni anno dei moduli ufficio stampa 2.0 e di quelli relativi alla sicurezza concernenti i grandi eventi correlati al loro master di Event Management. E’ Membro del comitato scientifico dell’Associazione Nord Est Digitale, che promuove e diffonde la cultura del digitale in Italia, e del progetto Corus Lab, nato per contribuire ad ovviare all’emergenza pandemica del Covid-19; è altresì Ambassador del Digital Meet e della Rome Future Week. Avendo collaborato dal 2005 al 2007, coadiuvando l’area comunicazione ed eventi, con l’Assessorato alle Politiche per l’Handicap della Provincia di Roma, ha avuto modo di approfondire ogni aspetto della comunicazione strategica, da quella istituzionale a quella aziendale. Ha effettuato consulenze e formazione in questo ambito per diverse realtà, tra cui la Banca d’Italia e Cariparma. Attraverso il proprio brand, CFC (Comunicazione Formazione Consulenza), progetta e realizza corsi di formazione e master in Social media strategy, Event management e Sviluppo del business, coadiuvata da un gruppo di professionisti del settore.

Innanzitutto grazie di essere qui con noi. Ci può delucidare, nel modo più debito, puntuale ed esaustivo possibile in questa sede, la sua attività, spiegarci in cosa consiste?

Ho iniziato ad organizzare eventi durante uno stage universitario; lavoravo per gli speed date, gli incontri per single organizzati quando non esistevano le app per incontri e nemmeno gli smartphone – credo fosse il 2003 -, poi ho preso il tesserino da giornalista pubblicista e sono stata per alcuni anni direttore del periodico BiciRoma News che faceva capo ad un editore il quale organizzava eventi di taglio ecologico; successivamente ho avuto modo di collaborare con pubbliche amministrazioni nell’organizzazione di eventi di piazza e rassegne teatrali. Adesso mi occupo di eventi aziendali e a vocazione sociale. Un organizzatore di eventi deve essere in grado di creare un concept ed adattarlo eventualmente anche in corso d’opera, perché è un lavoro ricco di imprevisti. Un’altra skill del mestiere è quella di saper organizzare e gestire flussi di lavoro ed avere una buona gestione del tempo, dello stress e delle persone.

Esistono eterogenei tipi di eventi, quasi una farraginosa congerie estesa in un settore vastissimo. Ci può aiutare a districarci in questo sottobosco illustrandoci quanto possibile le affinità, i punti in comune fra ogni tipo di evento?

Diciamo che esiste una macro distinzione tra eventi pubblici e privati. Per gli eventi privati, dalla cerimonia all’incentive aziendale, di solito si ha un budget predefinito e paletti messi dalla committenza. Per gli eventi pubblici come concerti, fiere, rievocazioni storiche ed eventi di promozione culturale e sociale di solito ci si appoggia a bandi comunali, regionali, nazionali o anche europei. È inoltre possibile cercare sponsor e questo può avvenire anche in corso d’opera. Negli ultimi anni, in seguito alla pandemia, è stato necessario anche saper organizzare eventi on line. Ho organizzato in questo modo 2 edizioni del Digital Meet e una tavola rotonda chiamata Filtro Quarantena per parlare di come la società stava cambiando in emergenza. Organizzare un evento on line ovviamente è ancora diverso rispetto alle altre 2 tipologie e servono molte più competenze digitali.

Che genere di preparazione precipua e specifica è necessaria per svolgere un’attività così articolata e sfaccettata?

Adesso esistono molti corsi di organizzazione di eventi sia realizzati da enti di formazione regionali che da università ed enti anche non accreditati. Io collaboro con diversi di essi e certamente sono una risorsa per chi si affaccia alla professione, tuttavia ho anche incontrato molte persone che hanno iniziato sul campo e si sono “fatte le ossa”. A volte anche nelle aziende più grandi e strutturate però possono essere necessarie competenze specifiche nel settore; ad esempio mi è capitato di andare in trasferta a Parma per fare un intervento sulla normativa specifica che regolamenta gli eventi di piazza. Lo stesso modulo l’ho tenuto anche in Banca D’Italia.

I segreti dell’Event Management: destreggiarsi nell’Organizzazione Eventi

Quanti compiti congiunti deve svolgere chi organizza? Qual è o quali sono le più efficaci strategie per ottemperare al meglio evitando il più possibile di venire prostrati da un sovraccarico?

L’Event Manager deve più che altro gestire il lavoro degli altri tenendo presente il quadro d’insieme. Un grande evento, ovvero un evento molto impegnativo con tante sezioni al suo interno, non si può mai gestire da soli. Ci sono molte modalità e anche alcune app per gestire i flussi di lavoro in modo efficace, ma c’è altresì chi fa ancora tutto con i file Excel che talvolta sono anche richiesti nelle progettazioni dei bandi pubblici.

Fermo restando che ogni aspetto del processo di organizzazione richiede tempra e dedizione, qual è la parte più facile, blanda, e quella più ostica del suo lavoro?

Sicuramente la parte più facile per me è quella creativa, ma chiaramente dipende da persona a persona, tuttavia credo che la fase iniziale nella quale si deve elaborare il concept sia meno impegnativa. Quella più ostica è la giornata inaugurale o quella dell’evento stesso, se si svolge in un solo giorno, perché è il momento in cui si verifica se tutto funziona e se l’organizzazione messa in campo valorizza i contenuti proposti e riesce a gestire il flusso di persone.

Cosa sente di consigliare ad una persona che voglia intraprendere un analogo percorso professionale nel settore?

Sicuramente di essere disposti a spostarsi, a non avere orari. È sempre meglio inoltre conoscere l’inglese, a me è servito spesso anche in momenti in cui non me lo sarei aspettato. Inoltre consiglio di fare volontariato sul campo per iniziare ed entrare in contatto con il settore. Io lo feci per le Special Olympics e, ad esempio, adesso la Rome Future Week è alla ricerca di volontari per settembre.

Lei è una professionista versatile ed eclettica. Quante altre attività svolge e quanto è vantaggiosa questa poliedricità per corroborare l’abilità nell’organizzatore di eventi?

Io insegno e organizzo eventi ma mi occupo anche di comunicazione e ufficio stampa: tutte queste attività svolte contemporaneamente, anche se non in maniera sempre continua, contribuiscono senza dubbio a creare un humus di contatti ed idee sulle quali è poi possibile implementare la professione. Molto spesso mi capita di svolgere formazioni aziendali dalle quali possono derivare richieste di lavoro, e tramite lo svolgimento di un buon lavoro si attiva anche un passaparola. Per seguire tutte le mie attività è possibile seguire il mio blog https://criscolaninno.wordpress.com , quello di CFC https://cfcroma.wordpress.com/ ed i canali social relativi.